Selon le cadre de classement des archives départementales en France, la série W regroupe toutes les archives des administrations publiques (à l'exception des archives communales) postérieures au 10 juillet 1940.

On y trouve ainsi les archives préfectorales, celles des services déconcentrés de l'Etat (affaires sociales, équipement, tribunaux, agriculture et environnement, ancien combattants, service fiscaux, éducation et enseignement supérieur, patrimoine), du conseil départemental (voirie et aide sociale notamment), des établissements publics (maison départementale des handicapés) et des organismes privés chargés d'une mission de services publics (Association calvadosienne pour la sauvegarde de l'enfance et de l'adolescence).

La césure du 10 juillet 1940, date de la fin de la Troisième République, est en général purement théorique. Pour les archives judiciaires par exemple, c'est l'année 1958, date de la dernière grande réforme judiciaire, qui est le plus couramment retenue. Dans certains cas, le caractère sériel de certains dossiers, ainsi que leur forme (des registres par exemple) justifie que la date retenue ait été antérieure ou postérieure.

De plus, aux Archives départementales du Calvados, les séries modernes ont été utilisées tardivement et beaucoup d'archives contemporaines sont encore cotées dans les séries M, N, O, R, S et T. A l'inverse, certains documents antérieurs à 1940, versés tardivement par leurs producteurs, ont pu rester cotés en W.

D'une manière générale, le choix a été fait de ne diffuser que des informations vérifiées, et donc de ne pas systématiquement raccrocher les bordereaux de versement d'origine s'ils n'étaient pas fiables. Ceux-ci peuvent en revanche nous être demandés via le téléservice https://archives.calvados.fr/page/contactez-les-archives. Ils seront transmis avec les explications permettant de les utiliser au mieux, sans risque d'induire en erreur l'usager prévoyant un déplacement aux Archives. 

La série W est une série "continue" c'est-à-dire que chaque versement d'archives est numéroté en fonction de son ordre d'arrivée, indépendamment de sa thématique ou de son producteur, sur le modèle "numéro d'ordre" suivi de la lettre W. Chaque versement est accompagné d'un bordereau qui détaille le nombre de boîte et leurs contenus.

Le présent état des versements offre une présentation méthodique des versements W conservés aux Archives départementales. Il est la première étape d'un travail d'informatisation et de retroconversion de l'ensemble des instruments de recherche de la série W. Il constitue la porte d'entrée vers les fonds contemporains.

Pour chaque administration ou domaine de compétences, l'état des versements détail l'ensemble des versements reçus aux Archives départementales, y compris les versements ayant depuis été détruits selon la réglementation en vigueur, reclassés ou recotés voire restitués.

Lorsqu'ils existent au format numérique, les instruments de recherche sont accessibles via cet état des versements. Pour les autres, les bordereaux de versement sur support papier sont consultables en salle de lecture, sous réserve qu'ils ne contiennent pas de données personnelles non communicables - dans ce dernier cas, il est nécessaire de s'adresser au personnel de salle.

L'état des fonds est le résultat d'un travail constant des équipes du Pôle des archives modernes et contemporaines. Il est régulièrement mis à jour et actualisé en conséquence, selon les travaux de reprise effectués service producteur par service producteur.