Rechercher dans les archives des notaires

Pourquoi chercher dans les archives des notaires ?

Les fonds des notaires sont des sources utiles pour :

• faire l’histoire des ventes et des successions. 
• faire sa généalogie 
• faire l’histoire des modes de vie : les inventaires après décès, par exemple, lorsqu’ils existent, donnent la description minutieuse de tout ce que pouvait contenir une maison et son extérieur. Ils offrent ainsi une représentation fidèle de la maison et, en creux, des habitudes et des conditions de vie de leurs habitants.

Toutefois, les fonds notariaux sont classés par siège de l’étude puis par notaire : la recherche dans ces fonds peut vite s’avérer complexe. 

Dans ce cas, les fonds de l’Enregistrement sont particulièrement utiles pour pouvoir s’orienter. L'Enregistrement désigne l'ancienne administration fiscale, créée en 1790, chargée de la perception des droits d'enregistrement qui s'appliquent à certains actes, par exemple un acte de vente d'une maison. Grâce aux tables et répertoires de l’Enregistrement on peut plus aisément retrouver la date d’une vente ou le nom du notaire qui en a rédigé l’acte pour poursuivre ses recherches dans les actes notariés.

Quelles informations avoir pour ce genre de recherche ?

• date de la vente et nom du notaire : pour chercher directement dans les fonds des notaires
• date de l'acte uniquement : fonds de l'Enregistrement pour retrouver le nom de l'étude
• nom de l'acheteur, du vendeur ou des héritiers uniquement : via les tables alphabétiques des notaires (si elles existent), ou via les fonds de l'Enregistrement pour retrouver la date de l'acte et/ou le notaire, voire sa transcription.

⚠ Les fonds de l'Enregistrement fonctionnent par bureau : connaître la localisation du bien est essentiel !

Puis-je effectuer la recherche moi-même ?

• Oui, pour les actes de l'Enregistrement de plus de 50 ans
• Oui, pour les actes de notaires de plus de 75 ans.

Quels sont les documents intéressants ?

Les archives de l'Enregistrement sont conservées dans les sous-séries 3Q et 3Q supp, ainsi qu'en série W. 

Les archives des notaires sont en série E. Il existe un formulaire de recherche dédié.

Quels documents sont en ligne ?

Les minutes notariales sont volumétriques et donc non numérisées, mais les inventaires sont en ligne et à jour. Certaines tables sont numérisées également.

Pour les fonds de l'Enregistrement, seules les tables de successions et absences sont numérisées et consultables en ligne.

Puis-je avoir accès à tous les documents ?

• 50 ans : documents de l'Enregistrement

⚠Certains actes sont partiellement transcris dans les répertoires de l'Enregistrement, ce qui permet de contourner la recherche dans les archives des notaires.

• 75 ans : actes notariés

⚠Les minutes notariales ne sont collectées qu’à l’issue du délai de 75 ans. Mais le versement des archives peut prendre du temps. Pour cette raison, il est possible que, dans certains cas, il faille prendre contact directement avec l’étude notariale.

Comment faire ?

• Rechercher dans les fonds notariaux :

- Je connais le nom du propriétaire ou du vendeur : consulter les tables alphabétiques pour retrouver la date de l'acte.

⚠Les tables ne sont pas toutes numérisées et ne sont pas obligatoires dans toutes les études et pour toutes les périodes. Vous pouvez les consulter en salle de lecture.

- Je connais la date de l'acte et le nom de l'ancien ou du nouveau propriétaire : consulter les répertoires chronologiques pour retrouver le numéro et la date précise de l'acte. Avec ces informations, il suffit de se reporter au registre des minutes correspondant.

⚠Les testaments sont parfois dans des registres séparés.

• Rechercher dans les fonds de l'Enregistrement : on distingue :

- Les tables, classées par ordre alphabétique des propriétaires ou des bailleurs (répartition par bureau) : pour retrouver la date de la mutation et le nom du notaire

• Pour les biens hérités : tables de successions et absences (aujourd’hui registres des déclarations des successions)
• Pour les biens vendus : tables des vendeurs et acquéreurs (tenues jusqu’en 1865). La table des vendeurs renvoie à la table des acquéreurs qui permet de retrouver la date de l’acte, le nom du notaire et sa date d’enregistrement ou de déclaration
• Pour les biens loués : les tables des baux ruraux et baux d’immeuble

- Les registres d’actes (⚠ rechercher à la date d’enregistrement et non de l’acte !)

• Pour les biens hérités : registres de mutations après décès (appelés aussi registre de formalités ou registres de transcriptions)
• Pour les biens loués avec acte sous seing privé (SSP) : registre d’enregistrement des actes sous seing privés (SSP). 

- Les registres de recettes

- Le cas échéant : actes et extraits d’actes